Allgemeine Geschäftsbedingungen

1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Leistungen der Officium21 GmbH, Daimlerstraße 13, 61352 Bad Homburg v. d. Höhe (nachfolgend „Officium21"), gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB (nachfolgend „Auftraggeber").

Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, Officium21 stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Diese AGB gelten auch dann, wenn Officium21 in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen des Auftraggebers die Leistung vorbehaltlos erbringt.

2 Vertragsschluss

Angebote von Officium21 sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind. Ein Vertrag kommt erst durch die schriftliche Auftragsbestätigung von Officium21 oder durch die tatsächliche Erbringung der Leistung zustande.

Änderungen, Ergänzungen oder Nebenabreden zum Vertrag bedürfen der Schriftform und sind nur wirksam, wenn sie von Officium21 ausdrücklich bestätigt werden.

3 Leistungsumfang

Der Umfang der von Officium21 zu erbringenden Dienstleistungen ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot oder dem individuellen Dienstleistungsvertrag. Officium21 erbringt insbesondere folgende Leistungen:

• Lohnbuchhaltung: Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Meldungen an Behörden und Sozialversicherungsträger
• Finanzbuchhaltung & Monatsabschluss: laufende Buchführung, Erstellung von Auswertungen (BWA, Summen- und Saldenlisten)
• Offene-Posten-Management & Mahnwesen: Überwachung offener Forderungen, Erstellung und Versand von Mahnungen
• Disposition: Tourenplanung, Einsatzplanung und Schichtorganisation für Pflegepersonal
• Telefonie & Serviceteam: Annahme und Bearbeitung eingehender Anrufe, Neukundenplanung
• Marketing & Wachstum: Kampagnenplanung, Social-Media-Management, Neukundengewinnung

Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs bedürfen der schriftlichen Vereinbarung. Zusatzleistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs werden gesondert berechnet.

4 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist verpflichtet, Officium21 alle für die Leistungserbringung notwendigen Unterlagen, Daten, Zugänge und Informationen rechtzeitig, vollständig und in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen insbesondere:

• Aktuelle Mitarbeiterstammdaten und Arbeitszeitnachweise (Lohnbuchhaltung)
• Belege, Kontoauszüge und buchungsrelevante Unterlagen (Finanzbuchhaltung)
• Pflegeverträge, Tourendaten und Personalplanung (Disposition)
• Zugangsdaten zu verwendeten Softwaresystemen und Portalen

Verzögerungen oder Mehraufwand, die durch verspätete, unvollständige oder fehlerhafte Zulieferung durch den Auftraggeber entstehen, gehen zu dessen Lasten und werden nach Aufwand gesondert berechnet. Officium21 ist in diesen Fällen von der Einhaltung vereinbarter Fristen befreit.

5 Vergütung und Zahlungsbedingungen

Die Vergütung richtet sich nach dem individuell vereinbarten Angebot oder Dienstleistungsvertrag. Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

Fälligkeit und Zahlung

Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei monatlich wiederkehrenden Leistungen erfolgt die Abrechnung jeweils zum Monatsende oder Monatsbeginn gemäß vertraglicher Vereinbarung.

Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug ist Officium21 berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu berechnen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten. Officium21 ist bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen berechtigt, die Leistungserbringung bis zum Ausgleich aller offenen Forderungen einzustellen.

Aufrechnung

Der Auftraggeber ist zur Aufrechnung nur berechtigt, wenn seine Gegenforderungen rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von Officium21 anerkannt sind.

6 Vertraulichkeit und Datenschutz

Officium21 verpflichtet sich, alle vom Auftraggeber übermittelten Daten, Unterlagen und Informationen streng vertraulich zu behandeln und ausschließlich zur Erfüllung des Vertragszwecks zu verwenden.

Auftragsverarbeitung

Soweit Officium21 im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Der Auftraggeber ist verantwortlich dafür, dass die Übermittlung personenbezogener Daten an Officium21 auf einer geeigneten Rechtsgrundlage beruht.

Mitarbeiter und Subauftragnehmer

Officium21 stellt sicher, dass alle mit der Leistungserbringung betrauten Mitarbeiter und ggf. eingesetzte Subauftragnehmer auf die Vertraulichkeit verpflichtet sind. Die Weitergabe von Informationen an Dritte ohne ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers ist unzulässig.

7 Geheimhaltung

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erhaltenen vertraulichen Informationen – insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Kundendaten und interne Prozesse – auch über das Vertragsende hinaus für einen Zeitraum von fünf Jahren geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben.

Von der Geheimhaltungspflicht ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass eine Vertragspartei dagegen verstoßen hat, sowie Informationen, zur deren Offenbarung die jeweilige Partei gesetzlich verpflichtet ist.

8 Nutzungsrechte und Arbeitsergebnisse

Alle von Officium21 erstellten Arbeitsergebnisse, Auswertungen, Berichte und Konzepte werden dem Auftraggeber nach vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung zur vertragsgemäßen Nutzung überlassen. Eine Weitergabe an Dritte oder gewerbliche Nutzung über den vereinbarten Zweck hinaus bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Officium21.

Softwaretools, Systeme und Prozesse, die Officium21 zur Leistungserbringung einsetzt, verbleiben im Eigentum von Officium21 und werden dem Auftraggeber nicht übertragen.

9 Haftung

Officium21 haftet unbeschränkt für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

Haftungsbegrenzung

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung von Officium21 der Höhe nach auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal jedoch auf den Wert der in den letzten 12 Monaten erbrachten Vergütung.

Eine weitergehende Haftung von Officium21 ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für entgangenen Gewinn und mittelbare Schäden.

Mitverschulden

Schadenersatzansprüche des Auftraggebers sind ausgeschlossen oder gemindert, soweit der Schaden durch unvollständige, fehlerhafte oder verspätete Zulieferung von Unterlagen und Daten durch den Auftraggeber mitverursacht wurde.

10 Laufzeit und Kündigung

Die Vertragslaufzeit ergibt sich aus der individuellen Vereinbarung. Dauerschuldverhältnisse ohne feste Laufzeit können von beiden Parteien mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende schriftlich (per Brief oder E-Mail) gekündigt werden.

Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Auftraggeber mit fälligen Zahlungen mehr als 30 Tage in Verzug ist und trotz schriftlicher Mahnung nicht zahlt
• der Auftraggeber wesentliche Vertragspflichten trotz Abmahnung wiederholt verletzt
• über das Vermögen des Auftraggebers ein Insolvenzverfahren eröffnet oder beantragt wird

Folgen der Kündigung

Nach Vertragsende stellt Officium21 dem Auftraggeber alle noch nicht übergebenen Unterlagen und Daten in geeigneter Form zur Verfügung. Bis zur ordnungsgemäßen Übergabe steht Officium21 ein Zurückbehaltungsrecht zu, sofern noch offene Forderungen bestehen.

11 Höhere Gewalt

Officium21 ist nicht verantwortlich für Leistungsausfälle oder -verzögerungen, die durch Ereignisse höherer Gewalt verursacht werden, auf die Officium21 keinen Einfluss hat. Dazu zählen insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, staatliche Einschränkungen, Streiks oder Ausfälle von Telekommunikations- oder Stromversorgungsinfrastruktur.

Officium21 wird den Auftraggeber über das Eintreten eines solchen Ereignisses unverzüglich informieren und alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen zu minimieren.

12 Änderung dieser AGB

Officium21 behält sich das Recht vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen zu ändern. Die geänderten AGB werden dem Auftraggeber schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf dieses Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen.

13 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Für alle Rechtsbeziehungen zwischen Officium21 und dem Auftraggeber gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, Bad Homburg v. d. Höhe. Officium21 ist darüber hinaus berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Auftraggebers zu klagen.

14 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.